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PROCEDIMIENTO
Mediciones estadísticas para seguimiento a indicadores y metas físicas del Plan Indicativo
Versión 2
Código PSI-SEG-PR-006
Proceso Servicios Estadísticos y Geográficos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Desarrollar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a los indicadores y metas físicas del Plan Indicativo Cuatrienal 
2. ALCANCE
Desde la formulación del Plan de Desarrollo, pasando por la formulación y aprobación del Plan Indicativo Cuatrienal, hasta la publicación de informes de seguimiento. 
3. RESPONSABLE
Luz Dary Vergara Castrillon
4. CONDICIONES GENERALES
1. La obligatoriedad de hacer seguimiento a los indicadores y metas del Plan Indicativo proviene del Plan de Desarrollo.

2. Todos los indicadores deben contar con una ficha técnica completa (hoja de vida) que involucre la forma y el método con el que se hace la medición, la fuente de donde provienen los datos y el responsable del indicador, entre otros.

3. Cada indicador debe estar asociado a una meta del Plan Indicativo y por tanto se debe garantizar las apropiaciones presupuestales necesarias para garantizar el cumplimiento de la misma.

4. Los Secretarios de Despacho designará los funcionarios responsables de liderar el proceso de actualización de fichas técnicas, la medición y el reporte de los indicadores del sector a la Secretaría de Planeación en los tiempos y herramientas definidas para ello.

5. Los responsables de la medición y el reporte de indicadores, deben también garantizar la existencia de evidencias que permitan la verificación de la obtención de los productos.

6. Los reportes se publicarán con la periodicidad definida en el proceso de seguimiento y evaluación al Plan de Desarrollo.

7. Cada indicador debe contar con la identificación del tipo de acumulación (flujo, acumulado, capacidad, reducción, stock).

8. Al interior de cada vigencia, el reporte del indicador se presenta acumulado a la fecha del corte.

9. El tablero de control es una herramienta gerencial y se usa para generar alertas.
 
5. DEFINICIONES
5.1. INDICADOR: Relación entre variables específicas que miden el cumplimiento de las metas de acuerdo a los resultados esperados de un proyecto o programa. Proporcionan una escala con la que puede medirse un cambio real logrado.  
5.2. RESULTADO: Efectos directos derivados de la presencia o uso de los productos que entrega la Administración Territorial.  
5.3. PRODUCTO: Resultado de un proceso.Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).  
5.4. GESTION: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).  
5.5. CAPACIDAD: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).  
5.6. FLUJO: Mide los logros en aquellas actividades que se repiten cada año y a lo largo de éste, sin que los resultados de un año afecten los del año anterior o el siguiente. El logro del cuatrienio está determinado por el desempeño del último año de Gobierno, por lo que para la línea de base se toma como referencia lo realizado durante el último año del periodo de gobierno inmediatamente anterior.  
5.7. ACUMULADO: Mide los resultados en una fecha determinada e incluye aquellos obtenidos en períodos anteriores. El logro del cuatrienio es equivalente a la suma de los resultados registrados durante cada año del período de gobierno, así que la línea de base corresponde al resultado del periodo de gobierno inmediatamente anterior.  
5.8. REDUCCIÓN: Mide los esfuerzos de un sector o entidad por disminuir un valor que se tiene a una fecha. Los avances están determinados por la reducción continua desde la línea base (desacumulación). La línea de base corresponde al dato disponible al comenzar el periodo de gobierno.  
5.9. STOCK: Mide los esfuerzos de una entidad por mantener un resultado que se tiene a una fecha determinada. La línea de base corresponde a los logros alcanzados al momento de iniciar el periodo de gobierno.  
5.10. TABLERO DE CONTROL: Es un instrumento gerencial que permite observar de manera ejecutiva los avances del Plan utilizando elementos visuales para la generación de alertas. Tiene un carácter flexible y por tanto puede ser usado para ver la ejecución de todo el Plan, solo de los resultados de los ejes, solo los resultados de los programas, etc.  
5.11. FÓRMULA DE CÁLCULO: Corresponde a una descripción de los cálculos y datos necesarios para obtener un valor cuantitativo del indicador.  
5.12. LÍNEA DE BASE: Retrato o registro del “punto de partida” o situación de los beneficiarios de un programa o proyecto, antes de que empiece a operar. Su propósito es el de posibilitar una evaluación final de resultados o de impacto.  
5.13. PERIODICIDAD DEL INDICADOR: Corresponde al período de tiempo esperado entre una medición y otra.  
5.14. SEGUIMIENTO: Mecanismo para regular la situación de una política, programa o proyecto observando si las actividades se llevaron a cabo como fueron planeadas y si dieron los resultados esperados. Monitoreo a las acciones y etapas realizadas para conseguir como producto una política formulada. El seguimiento se define como un proceso en el tiempo que genera información  
5.15. UNIDAD DE MEDIDA: Parte visible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o tamaño de una variable.  
5.16. FUENTE DE INFORMACIÓN: Personas, instituciones, grupos y/o documentos y bases de datos que contienen información a partir de la cual es posible extraer los datos útiles para generar información evaluativa.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- guía metodológica para la formulación de indicadores
- guías metodologicas sinergia
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Formular indicadores para ser asociados a las metas del Plan de Desarrollo
Equipo de Formulación del PDM, Funcionarios Administración Central
Matriz diseñada para formular la parte estratégica del Plan de Desarrollo
De acuerdo a los criterios establecidos en las Guías del DNP, se solicita asignar un indicador a cada meta del Plan de Desarrollo.
Realizar ajustes a los indicadores durante el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación, Funcionarios designados para la formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Formato Plan Indicativo
Se revisa cada meta del Plan de Desarrollo y se verifica la coherencia con el indicador asociado. Si el caso lo amerita, se realizan ajustes de forma con el fin de garantizar la adecuada secuencia de los elementos que componen el indicador y la meta.
Revisar líneas base durante el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Equipo técnico de la Secretaría de Planeación Funcionarios designados para la formulación del Plan Indicativo Cuatrienal
Formato de Plan Indicativo
Se revisan las líneas bases definidas en Plan de Desarrollo y de ser necesario se ajustan de acuerdo al tipo de acumulación del indicador.
Identificar el volumen de indicadores, tipos de indicadores y periodicidad establecida en el Plan Indicativo
Profesional Universitario Gestión de Información Estadística
Formato Plan Indicativo
Se cuantifican los indicadores del Plan Indicativo de acuerdo al tipo y periodicidad, y se agrupan por Secretaría
Identificación de los actores para la medición, reporte y seguimiento de indicadores asociados al Plan Indicativo
Secretarios de Despacho Profesional Universitario Gestión de Información Estadística
Comunicación escrita y/o correos electrónicos.

Archivo en Excel
Se envía a cada Secretario de Despacho archivo en Excel con los indicadores del sector, solicitando la asignación de responsables de la medición, reporte y seguimiento.
Elaborar fichas técnicas de los indicadores
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística Funcionarios delegados para la medición, reporte y seguimiento de los indicadores
- Ficha Técnica De Los Indicadores Asociados A Metas Del Plan De Desarrollo Municipal
Se solicita a los responsables de la medición y reporte de los indicadores, diligenciar la ficha técnica para cada indicador. El Profesional Universitario - Gestión de Información Estadística valida la información reportada.
Crear tablero de indicadores
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística Equipo de apoyo
Tablero de indicadores
Se consolida la estructura del tablero de indicadores
Reportar indicadores
Funcionarios delegados para la medición, reporte y seguimiento de los indicadores
Tablero de indicadores
Se solicita, vía correo electrónico, el reporte de los indicadores en los instrumentos determinados y con la periodicidad establecida en las fichas técnicas.
Generar informe de oportunidad en el reporte
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística
Archivo Excel
Se consolida reporte de oportunidad y se socializa vía correo electrónico
Validar información
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística
Tablero de indicadores

Archivo en Excel
Se realiza una revisión minuciosa de los datos reportados al tablero de indicadores, de ser necesario se solicitan aclaraciones y se ajusta el reporte.
Consolidar, procesar información y generar resultados del avance a nivel de metas y cada uno de los niveles del Plan Indicativo
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística
Tablero de indicadores
Tablero de seguimiento
De acuerdo a la periodicidad establecida se elabora informe de seguimiento a los indicadores y metas físicas del Plan Indicativo.
Publicar en página Web
Profesional Universitario – Gestión de Información Estadística Equipo de apoyo
Tablero de indicadores
Tablero de seguimiento
Los documentos y/o archivos son dispuestos en Portal Web
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Gustavo Adolfo Velez Gutierrez
Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Fecha: 02/Ene/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 02/Ene/2023

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 02/Ene/2023

 
Nombre: Daniel Mauricio Quiceno Arcila
Cargo: SECRETARIO DE DESPACHO
Fecha: 02/Ene/2023